Neue Geschäfts- und Dokumentverwaltung

mw. Ab Mitte 2013 wird bei der Gemeindeverwaltung Bubikon etappenweise eine Geschäfts- und Dokumentenverwaltung der Ruf Informatik AG eingeführt. Die aus verschiedenen Modulen bestehende Softwarelösung soll die Verwaltung bei der Geschäftsabwicklung und der einheitlichen Archivierung der immer umfangreicher werdenden elektronischen Daten unterstützen.

Da die Ruf Informatik AG bereits den Grossteil der übrigen Verwaltungsapplikationen zur Verfügung stellt, ist ein optimales Zusammenspiel aller Komponenten sichergestellt.

Schon seit einigen Jahren trägt sich die Gemeindeverwaltung mit dem Gedanken, eine Geschäfts- und Dokumentenverwaltung einzuführen. Bisher waren allerdings nur Lösungen für einzelne Abteilungen auf dem Markt oder solche, welche mit einem riesigen Aufwand für die Verwaltung hätten adaptiert werden müssen. Seit rund 2 Jahren bietet die Ruf Informatik AG, Anbieter der in Bubikon eingesetzten Verwaltungsapplikationen, eine umfassende Geschäfts- und Dokumentenverwaltung an, welche auf neuster Technologie basiert und mit den übrigen Verwaltungsapplikationen verknüpft ist.

Mit der Einführung einer elektronischen Geschäfts- und Dokumentenverwaltung kann die Geschäftsabwicklung und die Übersicht deutlich verbessert werden. Einerseits werden sämtliche Dokumente, Mails, Notizen etc., welche zu einem Geschäft gehören, in elektronischer Form diesem Fall und der damit verknüpften Person zugeordnet. Das Suchen von Akten in verschiedenen Dossiers und der damit verbundene, nicht zu unterschätzende Zeitaufwand dürfte damit weitgehend der Vergangenheit angehören. Die Protokollierung der Geschäfte erfolgt einheitlich und revisionssicher. Am Schluss ist die Archivierung der Protokolle in einer nicht mehr veränderbaren Endversion sichergestellt. Die Behördenmitglieder können mit einer Weblösung, entsprechend ihren Berechtigungen, auf die Geschäfte zugreifen. Damit kann auch im Verkehr mit den Behörden auf vieles in Papier verzichtet werden.

Eine Arbeitsgruppe, bestehend aus Mitgliedern des Gemeinderates und der Verwaltung, konnte sich von den Vorteilen dieser Lösung, welche bei der Gemeinde Pfäffikon ZH bereits im Einsatz ist, überzeugen. Die Einführung der verschiedenen Module soll ab Mitte 2013 bis Ende 2014 in mehreren Etappen vorgenommen werden.